25.organisasi perkantoran

  Dalam pengertianya yang umum organisasi  adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun.

Organisasi adalah juga sistem. Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan , yaitu sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi tersusun dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan kerjasama, dan kerjasama  itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang mereka setujui bersama.

          Kerjasama di antara orang-orang  dlam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya di sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu harus dapat berkomunikasi  satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘ communication’ sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya agar tujuan organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam pelaksanaan  kerjasama  itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan keselarasan  di antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi. Dengan adanya koordinasi dapatlah  dihindarkan adanya kekacauan , percekcokan , kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.

Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka tataraga organisasi itu harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat. Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap perbandingan yang terbaik antara usaha sengan hasil kerjanya.

Setiap organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai . Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan . Segenap pekerjaan itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu fungsi  adalah sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan suatu urutan atau secara praktis saling tergantung satu sama lain.

Demikianlah tujuan organisasi dengan tahap kelanjutanya di atas merupakan serangkaian ketergantungan  yang untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :

Tujuan → Pekerjaan  →Fungsi  →Tugas →  Pelimpahan Wewenang → Permintaan Tanggung Jawab  → Kewajiban Bertanggung Jawab.

Tangung jawab terakhir  mengenai penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak pihak pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasinya.

→Glenn W, Howard dan Edward Masonbrink (Administration of Physical Education, 1963) mencatat bahwa kantor sebagai pusat  aktivitas administrasi dapat berfungsi sebagai suatu :

- ruang studi dan kerja (a work and study room ),

- suatu ruang konperensi ( aconference room ) ,

- suatu ruang perundingan ( a negotiating room ),

- suatu pusat informasi ( an information center),

- suatu pusat pelayanan ( a service center ),

- suatu ruang warkat ( a room of records),

- suatu ruang penerima tamu ( a reception room),

- dan seringkali semata-mata sebagai suatu lambang status ( a symbol of status).

Sebagai contoh sebuah perusahaan  dapt mempunyai struktur organisasi  yang dapt digambrkan sebagai berikut :

PUCUK PIMPINAN

①Bagian Produksi

②Bagian Marketing

③Bagian Accounting

 ④Unit OfficeManager

Dengan demikian , dalam praktek perusahaan wewenang koordinasi dan tugas pelayanan office manager itu dapat digambarkan demikian :

PUCUK PIMPINAN

①Bagian Produksi - kantor pabrik A & kantor pabrik B

②Bagian Marketing - kantor penjualan

③Bagian Accounting - kantor keuangan

④Unit Office Manager - juru- juru tata usaha

→Berhubungan dengan pelayanan perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor tidak hanya  seseorang office manager saja , melainkan menjangkau sampai seluruh unit-unit lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasian perlu mengikuti asaz-asaz petunjuk dari simmons yg berikut :

a.       Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu kantor  bergantung pada besarnya kantor itu.

b.      Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg mungkin terus berkembang dari waktu ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg selalu meningkat hasil penjualanya ).

c.       Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu para juru tatausaha menuju ke atas.

d.      Bilamana sesuatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para pemimpin kelompok kerja( group leader) yg bertindak sebagai pembantu pelaksana meupun sebagi pengawas.

e.       Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau rumitnya pekerjaan.

f.       Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.

g.      Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager  untuk memikul tugas bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.

→Mengenai pola pembagian kerja  di antara para pegawai dalam bidang tatausaha , pada umumnya menurut C. L Littlefield dan R. M . Peterson ( Modern Office Management, 1956) dikenal dengan 2 macam rencana :

1.Rencana Urutan (serial plan)

2.Rencana Sejajar (Paraflel Plan)

2)Sentralisasi Dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran

Dalam hubunganya dengan organisasi keseluruhanya maka pengorganisasian tatausaha dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran (desentralisasi).

a)      Asas Pemusatan

Dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yg bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yg berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yg memikul pekerjaan-pekerjaan operatif.

b)     Asas Pemencaran

Berdasarkan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yg terdapat dalam lingkunganya sendiri.

→Untuk  dijadikan  pedoman dalam  menerapkan kedua asas itu pada setiap organisasi kantor, kepustakaan dan praktek administrasi perkantoran di luar negri umumnya menetapkan pengertian tentang fungsi-fungsi pelayanan yg bersifat pusat ( central service functions). Fungsi-fungsi ini kemudian dilembagakan  menjadi central service units (satuan-satuan pelayanan pusat). Menurut Littlefield dan Peterson, segi-segi tatausaha yg seringkali dibentuk menjadi satuan pelayanan pusat itu ialah aktivitas-aktivitas:

-mail (pengiriman surat-surat)

-files ( pemeliharaan berkas-berkas)

-transcription ( tata hubungan)

-duplicating (penggandaan warkat)

-tabulating(pendaftaran)

-reception  (penerimaan tamu)

Supplies ( pengadaan material tatausaha)

-building service (pelayanan yg menyangkut pergedungan).

Cara pengorganisasian tersebut di atas merupakan jalan tengah di antara 2 kutub pelaksanaan sentralisasi sepenuhnya dan desentralisasi seluruhnya dalam bidang tatausaha.

Menurut Geoffrey Mills dan OliverStandingford (office Organization and Method, 1978), spesialisasi dalam pekerjaan perkantoran hanya boleh dijalankan untuk mencapai salah satu dari tujuan-tujuan yang berikut :

a.       To separate different skills ( Memisah-mesihkan keterampilan-keterampilan yang berlainan).

b.      To separate simple from complex tasks (Memisahkan tugas yang sederhana dari tugas yang rumit).

c.       To use specialized knowledge (Mempergunakan ppengetahuan khusus).

d.      To permit independent checking (Memungkinkan pemeriksaan  tersendiri).

e.       To prevent fraud (Mencegah kecurangan).

2)   Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretaris.

Pegawai tersebut lazimnya dinamakan sekretaris. Untuk jelasnya kadang-kadang juga disebut sekretaris pribadi (private secretary) apabila ia menyelenggarakan surat-menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinanya.

Menurut sebuah buku pegangan  singkat yang disiapkan oleh 2 penulis Filiphina, istilah “secretary” diartikan sebagai:

“an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, checks or reminds her chief of his official engagements or appointments and performs many other related duties that increase the effectiveness of the chief”.

(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat , menerima tamu-tamu , memerikasa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibanya yang resmi atau perjanjianya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu.)

 Perkataan Inggris “secretary” itu berasal dari kata Perancis kuno “secretaire” yang pada giliranya berasal dari bahasa latin, yaitu:

-secretarium/secretaries : artinya a confidential officer ( seorang pejabat yang dipercaya menyimpan rahasia).

-secret-us : artinya secret (rahasia).

Jadi  pada permulaanya sekretaris adalah seseorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.

Akhirnya tugas sekretaris  itu dapat diperluas dengan segi-segi tatausaha lainnya sepertin misalnya memelihara dokumen-dokumen, menyambung  atau menerima telepon, mencatat perjanjian-perjanjian dari kepalanya, atau menyusun risalah-risalah rapat.

Sebagai sekedar contoh mengenai sekretaris yang mempunyai peranan sebagai manager dapatlah dikemukakan jabatan-jabatan yang sebagai berikut:

a)      Sekretaris jenderal pada tingkat internasional.

b)      Secretary di tingkat pemerintahan nasional Amerika Serikat.

c)      Sekretaris pada tingkat lokal.

Pada pokoknya sekretaris adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang tatausaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretaris juga tampak meluas sehingga sering-sering meliputi bidang-bidang kepegawaian , keuangan, perbekalan, dan hubungan masyarakat.

→Ciri-ciri yang diperlukan untuk menjadi sebuah sekretaris adalah sebagai berikut:

-Sincerity (kesungguhan, yaitu minat yang sungguh-sungguh terhadap pekerjaan, atasan, perusahaan, dan masa depannya)

-Dedication (pengabdian, yaitu kesanggupan menyisihkan  kepentingan pribadi untuk  urusan kantornya)

-dan Ambition (cita-cita , yaitu menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk menacapai tujuan itu).

→Mengenai berbagai ketrampilan yang sangat penting bagi sekretaris menurut Blackburn menyangkut :

-Tatausaha umum : pengetahuan kearsipan, penggandaan warkat, dan        perlengkapan kantor lainnya.

-Bahasa : bicara dan menulis, tatabahasa dan aturan ejaan.

-Mesin: berbagai mesin perkantorran yang lazim.

-Angka: kemmpuan berhitung.

-Hubungan masyarakat : tekhnik-tekhnik yang berhubungan dengan public yang menimbulkan kesan baik seperti  mendengarkan  pembicaraan secara cermat dan bekerja secara efisien.

-Steno : menulis dengan huruf steno untuk mencatat dikte atau pembicaraan telepon.

-Telepon : Pemakaian telepon secara tepat.

-Pengetikan : Pemakaian mesin tik yang tangkas.

Demikianlah , jabatan sekretaris yang memberikan kemungkinan luas dalam pelayanaan perkantoran dewasa ini.